Análisis y oportunidades de mejora para la gestión de compras y suministros en la clínica porvenir de la ciudad de Barranquilla

Abstract

La gestión de compras constituye un elemento fundamental para el funcionamiento eficiente de las instituciones de la salud ya que asegura la disponibilidad constante de insumos médicos, medicamentos, equipos y materiales necesarios para la prestación oportuna de los servicios asistenciales. En el caso de la clínica porvenir de barranquilla reconocida por su enfoque en la calidad y la atención integral, la eficacia de esta área resulta clave para garantizar la operatividad institucional, satisfacer las expectativas de los pacientes y cumplir con las normativas establecidas por los entes reguladores del sistema de salud colombiano. El presente estudio realiza un análisis detallado de los procesos de adquisición y abastecimiento de esta clínica, con el objetivo de identificar sus fortalezas, debilidades y posibles áreas de mejora que permitan optimizar la cadena de suministros. El análisis contempla todas las etapas desde la planificación de requerimientos y la solicitud de cotizaciones, hasta la evaluación de proveedores, recepción de materiales, control de inventarios y distribución interna. A partir de esta revisión se observa que, aunque la clínica cuente con procedimientos establecidos existen oportunidades de mejora particularmente en la incorporación de tecnología avanzada, la automatización del control de inventario y la implementación de políticas mas rigurosas para la selección y seguimiento de proveedores. Además, se identificaron dificultades en la comunicación entre departamentos, lo que puede generar retrasos o costos adicionales en la adquisición de insumos En respuesta a estas situaciones se plantean estrategias orientadas a fortalecer la planificación y gestión logística como la implementación de sistemas integrados de información, la estandarización de procesos administrativos, la capacitación continua del personal y la definición de indicadores de desempeño que permitan evaluar la eficiencia de cada etapa del proceso. La aplicación de estas medidas contribuirá a un uso mas eficiente de los recursos a garantizar la sostenibilidad institucional y a mejorar la calidad del servicio médico ofrecido.

Procurement management is a fundamental element for the efficient operation of healthcare institutions, as it ensures the constant availability of medical supplies, medications, equipment, and materials necessary for the timely delivery of healthcare services. In the case of Clínica Porvenir in Barranquilla, recognized for its focus on quality and comprehensive care, the effectiveness of this area is key to guaranteeing institutional operations, meeting patient expectations, and complying with the regulations established by the Colombian healthcare system's regulatory bodies. This study conducts a detailed analysis of the clinic's procurement and supply processes, with the objective of identifying its strengths, weaknesses, and potential areas for improvement that will optimize the supply chain. The analysis encompasses all stages, from requirements planning and requesting quotations to supplier evaluation, material receipt, inventory control, and internal distribution. This review reveals that, although the clinic has established procedures, there are opportunities for improvement, particularly in the incorporation of advanced technology, the automation of inventory control, and the implementation of more rigorous policies for supplier selection and monitoring. Furthermore, communication difficulties between departments were identified, which can lead to delays or additional costs in the acquisition of supplies. In response to these issues, strategies are proposed to strengthen logistical planning and management, such as the implementation of integrated information systems, the standardization of administrative processes, ongoing staff training, and the definition of performance indicators to evaluate the efficiency of each stage of the process. The application of these measures will contribute to a more efficient use of resources, ensure institutional sustainability, and improve the quality of medical services offered.