Informe de práctica por proyecto realizada en la Alcaldía de Puerto Colombia en el área administrativa

Abstract

Este informe de práctica describe el desarrollo de un proyecto ejecutado en la Alcaldía de Puerto Colombia, específicamente en las áreas de Familias en Acción y Despacho. El objetivo principal fue mejorar el proceso de atención al usuario mediante la aplicación del modelo de teoría de colas, debido a las deficiencias detectadas en la logística de citaciones a familias beneficiarias de programas sociales. La práctica se enfocó en analizar el sistema actual de citación basado en el último dígito de la cédula, el cual resultaba ineficiente y generaba aglomeraciones. Como solución, se propuso un modelo de citaciones por franjas horarias, con el fin de reducir el tiempo de espera, mejorar el flujo de personas y aumentar la satisfacción de los usuarios. Se aplicó la notación Kendall M/M/S, propia de la teoría de colas, para comparar el sistema actual con el modelo propuesto. Los resultados mostraron mejoras significativas: reducción del tiempo promedio de atención, disminución en la cantidad de personas en fila y mayor eficiencia en la atención. Además del desarrollo del proyecto, el estudiante participó en diversas actividades administrativas como actualización de bases de datos, revisión de contratos, radicación de proyectos y colaboración con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). La experiencia permitió al estudiante desarrollar competencias técnicas, sociales y emocionales, al tiempo que contribuyó al mejoramiento de un proceso clave dentro de la Alcaldía.

This internship report describes the development of a project implemented in the Mayor's Office of Puerto Colombia, specifically in the areas of Families in Action and Dispatch. The main objective was to improve the customer service process by applying the queuing theory model, due to deficiencies detected in the logistics of scheduling appointments for families benefiting from social programs. The internship focused on analyzing the current appointment scheduling system based on the last digit of the ID card, which was inefficient and caused overcrowding. As a solution, a time-slot appointment scheduling model was proposed to reduce wait times, improve traffic flow, and increase customer satisfaction. The Kendall M/M/S notation, a feature of queuing theory, was applied to compare the current system with the proposed model. The results showed significant improvements: reduced average service time, reduced queue times, and greater efficiency. In addition to developing the project, the student participated in various administrative activities such as updating databases, reviewing contracts, submitting projects, and collaborating with the Integrated Planning and Management Model (MIPG). The experience allowed the student to develop technical, social, and emotional skills, while contributing to the improvement of a key process within the Mayor's Office.