Diseño de un sistema automatizado de alertas para la renovación de contratos de mantenimiento en la Regional Caribe

Abstract

El presente proyecto tuvo como propósito diseñar un sistema automatizado de alertas que facilitara el seguimiento y la renovación oportuna de los contratos de mantenimiento en una empresa dedicada a la prestación de servicios técnicos en el sector salud. La investigación se desarrolló con un enfoque aplicado, partiendo del diagnóstico del proceso actual, para luego diseñar, implementar y validar el funcionamiento de la herramienta propuesta. Para su desarrollo, se empleó una plantilla en Microsoft Excel, complementada con programación en Visual Basic for Applications (VBA) e integración con Microsoft Outlook, lo que permitió generar alertas visuales y notificaciones automáticas. Como resultado, se obtuvo una herramienta funcional capaz de identificar con anticipación los contratos próximos a vencer, mejorando la organización de la información y la capacidad de respuesta del área encargada. Finalmente, se concluye que la automatización mediante herramientas accesibles contribuye a mejorar la eficiencia administrativa, reduce el riesgo de omisiones y fortalece una gestión más proactiva de los contratos.

The purpose of this project was to design an automated alert system to facilitate the monitoring and timely renewal of maintenance contracts in a company dedicated to providing technical services in the healthcare sector. The research was conducted using an applied approach, beginning with a diagnosis of the current process, followed by the design, implementation, and validation of the proposed tool. For its development, a Microsoft Excel template was used, complemented by programming in Visual Basic for Applications (VBA) and integration with Microsoft Outlook, which enabled the generation of visual alerts and automatic notifications. As a result, a functional tool was obtained that was capable of identifying contracts approaching expiration in advance, thereby improving information organization and the response capacity of the responsible department. Finally, it is concluded that automation through accessible tools contributes to improving administrative efficiency, reduces the risk of omissions, and strengthens a more proactive approach to contract management.